Уничтожение архивных документов

Уничтожение документов на предприятии в коммерческой организации или банке регулируется законодательством. Московская Архивная служба проводит уничтожение документов с истекшими сроками хранения  по правилам и в соответствии с  Переченем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.  

Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками хранения в организациях производится при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени

Это означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по 2003 год включительно, то уничтожены, могут быть только документы с истекшими сроками хранения по 2003 год включительно. Документы за последующий период, начиная с 2004 года, уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки хранения их истекли согласно Перечню.

Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме. После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись. К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.

В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.